August 2014 | DOK.magazin

Die Vision vom papierlosen Büro geistert durch die Medien, seit sie 1975 erstmals auf das Papier der „Businessweek“ gedruckt wurde. In der vernetzten Geschäftswelt von heute ist die elektronische Aktenverwaltung (digitale Akte) an der Tagesordnung. Digitale Patientenakte, elektronische Personalakten oder Archivierung mit einem Dokumentenmanagement-System sind im Alltag vertraut. Sogar Behörden sind seit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes im August 2013 dazu verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen.

Doch auch wenn das herkömmliche Papierarchiv ein Auslaufmodell ist – viele Unternehmen zögern noch, ihr Archiv komplett zu digitalisieren. In der Praxis sind häufig Zwischenlösungen anzutreffen, etwa die lokale Archivierung elektronischer Dokumente in den betreffenden Abteilungen. Typischerweise liegen alle Rechnungen auf dem Buchhaltungslaufwerk, Bestellungen im Einkauf und die E-Mails im schlimmsten Fall völlig ungesichert auf den Computern der einzelnen Mitarbeiter. Auch Papierdokumente sind nicht selten im ganzen Unternehmen verteilt, oft sogar mehrfach kopiert, weil verschiedene Abteilungen gleichzeitig damit arbeiten. Durch solche dezentralen Strukturen geht viel nützliches Wissen unter, statt zur Wertschöpfung im Unternehmen beizutragen.

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