Februar 2018 | agorum® Software GmbH

Ältere Mitarbeiter tun sich schwerer mit neuer Software, jüngere hingegen zeigen kaum Toleranz für altmodische Oberflächen und eine umständliche, wenig intuitive Bedienung. So das Klischee, das durch diverse Studien ebenso untermauert wird wie das Gegenteil. Einig sind sich jedoch alle Usability-Experten in einem Punkt: Die Akzeptanz durch die Benutzer entscheidet maßgeblich, ob eine Software erfolgreich eingeführt wird oder eben nicht.

Gerade bei einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das naturgemäß sehr tief in die Prozesse des Unternehmens eingreift, macht es also Sinn, genau zu schauen, wie die Benutzer ticken, was sie sich wünschen und wie sie arbeiten.

Das Alter der späteren Benutzer wird bei der Software-Auswahl immer noch gerne als Kriterium herangezogen. Fakt ist natürlich, dass die heutigen „Digital Natives“ anders mit Software umgehen als langjährige Mitarbeiter, die den Einzug des Computers in die Arbeitswelt noch selbst miterlebt haben. Allein vom Alter der Mitarbeiter aber auf die Eignung eines Dokumentenmanagement-Systems für das ganze Unternehmen schließen zu wollen, halte ich für eher fragwürdig, zumal in den meisten Unternehmen gemischte Teams die Regel sind, die vom Azubi bis zum verdienten Kollegen kurz vor der Rente alle Altersgruppen beinhalten. Viel entscheidender als die Frage „alte Mitarbeiter, junge Mitarbeiter“ ist daher die Fähigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems, sich an die Arbeitsweise der einzelnen Mitarbeiter anzupassen. 

Effizientes Dokumentenmanagement in altersgemischten Teams mit verschiedenen Arbeitsweisen

Um im Team effizient zusammenzuarbeiten, hat idealerweise jeder Mitarbeiter genau die Benutzeroberfläche, die seine persönliche Arbeitsweise unterstützt. Während der eine seine Dokumente am liebsten über den Verzeichnisbaum im Windows Explorer aufruft, weil er genau weiß, wo sie liegen, wünscht sich der nächste eine komfortable Suchfunktion, so dass er sich gar nicht erst merken muss, wo das gesuchte Dokument abgespeichert ist. Der dritte möchte am liebsten alle Aufgaben kompakt aus einer einzigen Oberfläche heraus erledigen können und für den vierten ist Usability gar kein Thema, weil er erwartet, dass das Dokumentenmanagement-System unsichtbar im Hintergrund arbeitet.

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